Hur får jag ett inlogg till workspace recruit?

För att få ett inlogg så du kan börja rekrytera i Workspace Recruit kan du antingen be en kollega som redan har ett inlogg och Företagsadmin behörighet att lägga till dig. Annars är du alltid välkommen att kontakta oss på supporten support@workspacerecruit.com så hjälper vi dig! För att se hur du lägger till nya användare kika på sektionen Företagsinställningar > Lägg till ny användare.

Hur aktiverar jag min användare?

När du läggs till som användare i Workspace går ett mejl automatiskt ut till den mejladress som angavs. Aktiveringsmejlet har avsändare noreply@workspacerecruit.com . I mejlet finns en knapp/länk som tar dig till ett formulär där du själv fyller i ditt namn, mobilnummer och väljer lösenord. För att logga in i Workspace Recruit krävs tvåfaktorsautentisering. Det finns via SMS-kod och Authenticator app. Om du vill använda SMS-kod Behöver du bara se till att du skrivit in ett mobilnummer med landskod EX. +46701234567. Då får du ett sms med en kod när du loggar in. Om du vill använda Authenticator app Klicka på knappen ”Set up Authenticator” och följ stegen på nästa sida. När du loggar in genereras kod för att logga in i appen. Klicka på spara , nu är du klar för att logga in i Workspace. Välkommen!

Jag har inte fått aktiveringsmejlet, vad gör jag då?

Kolla om mejlet råkat fastna i skräp- eller spam korgen. Be den som la till dig som användare att säkerställa att rätt e-post angavs. Skulle aktiveringsmejlet behöva skickas ut igen är det bara för den som la till dig att klicka på knappen med ett brev så skickas det ut igen. Skulle du ändå inte få mejlet är du varmt välkommen att kontakta oss på support@workspacerecruit.com så hjälper vi dig.

Jag vet inte om jag skrev in mobilnumret rätt, hur gör jag nu?

Inga problem! Kontakta oss på support@workspacerecruit.com så hjälper vi dig.

Hur loggar jag in som företagsanvändare?

För att logga in som Företagsanvändare ser du först till att rätt flik är markerad (Företag). Skriv in din mejl som är registrerad på din användare och lösenordet som du har valde vid aktivering och logga in. Välkommen!

Jag har glömt mitt lösenord, hur får jag ett nytt?

Lätt hänt! Du återställer enkelt ditt lösenord genom att gå in på inloggningsidan klicka på Glömt lösenord? Fyll i din mejl som är registrerad i Workspace och klicka sedan på Skicka . Glöm inte att välja rätt typ av användare, Företag om du är företagsanvändare och Kandidat om du är kandidat. Följ länken i mejlet du får och skriv in ett nytt lösenord i formuläret.

Jag får inte SMS-koden, vad beror det på?

Det kan bero på att mobilnumret skrevs in i fel eller i fel format vid aktiveringen. Är du osäker på om du skrev in rätt mobilnummer kan vi enkelt ändra det åt dig, bara kontakta oss så löser vi det. Det kan också bero på att du befinner dig utomlands eller på en plats med sämre täckning, det kan då dröja lite innan SMS:et kommer fram och det kan även bero på vilken mobiloperatör du använder som tillfälligt kan ha driftstörningar. Du har möjlighet att byta autentiseringsmetod till Authenticator app, det kräver dock att du är inloggad i Workspace, se guiden för att byta metod nedan: Hur byter jag inloggningsmetod?

Hur byter jag inloggningsmetod?

Om du använder Authenticator app Börja med att logga in i Workspace Recruit och klicka sedan på din användare i menyn. Sedan klickar du på Säkerhet och ser alternativen som finns. Klicka på knappen ”Inaktivera” vid Autentiseringsapp. Nu får du SMS-kod till ditt registrerade mobilnummer istället! Om du använder SMS-kod Börja med att ladda ner en Autenticator app till din mobil, här är länkar till Googles Authenticator app: Ladda ner för Android Ladda ner för IOS Logga sedan in med din SMS-kod och klicka på din användare i menyn. Klicka på Säkerhet coh sedan på knappen Ställ in vid Autentiserings app. Ett fönster öppnas med en QR-kod du skannar med mobilen inuti appen. Följ anvisningarna och klicka på Slutför. Klart! Nästa gång du loggar in öppnar du appen som generar en kod för inloggning.

Klicka på knappen Ny rekrytering + . Om du är kopplad till fler än ett företag väljer du i rullistan vilket företag du vill skapa en rekrytering på: Skriv nu in rekryteringstitel, klicka sedan på Skapa . Rekryteringen är nu skapad och du tas vidare till rekryteringsprojektet. Om du vill kopiera en redan skapad rekrytering klickar du på rullistan vid Mall för rekrytering och väljer vilken rekrytering du vill kopiera och sedan Skapa . Då kopieras bland annat annonstext, informationen och alla rekryteringskolumner. I detta steg väljer du även om du vill om kandidaterna som söker ska anonymiseras eller inte. Aktivera iså fall reglaget vid Kompetensbaserad rekrytering Du kan läsa mer om denna funktion i sektionen: Kompetensbaserad rekrytering- Anonymisering

Ange ansvarig rekryterare

Det är valbart att ange vem som är huvudansvarig för rekryteringen som sätts upp. Och det är enbart intern information. Men det möjliggör att hålla koll och kunna filtrera din rekryteringslista baserat på vem som är satt som ansvarig för rekryteringen. Ange Ansvarig rekryterare Här anger du ansvarig rekryterare, som även kan justeras under fliken Rekrytering och Information inne på själva rekryteringsprocessen. Det är bara Enterprise användare som kan läggas till som Ansvarig rekryterare. Filtrera rekryteringslistan baserat på Ansvarig rekryterare I din rekryteringslista kan du sedan filtrera baserat på Ansvarig rekryterare för att enkelt sortera ut dina egna eller kollegors rekryteringar

Rekryteringsinformation

I redigeringsfönstret som visas fyller du i Rekryteringsinformationen: Kategori, Land, Län & ort, Språk, Sista ansökningsdag och logga. Klicka sedan på Spara . Land är alltid obligatoriskt. Och om du ska publicera i tex. Social media eller Annonspaket är även län och ort obligatoriskt. Det går bara välja en ort per rekrytering. Datumet du sätter är det datum annonsen automatiskt avpubliceras (om det är kortare tidsperiod än den publiceringskanal du valt) Exempel. Du publicerar jobbannonsen som Annonspaket där 60 dagar annonsering ingår. Men du har satt ett datum längre fram än 60 dagar. Jobbannonsen kommer då automatiskt avpubliceras i kanalen ”Annonspaket” efter 60 dagar. Men har du den publicerad i fler kanaler där längre annonseringstid ingår kommer den fortfarande vara aktiv i de kanalerna.

Klicka på Annonstext i sidomenyn. För att skapa annonsinnehållet kan du använda dig av annonsmallar eller skriva/klistra in text direkt i annonstextrutan. Läs mer om annonsmallar i nästa sektion. Redigera annonstexten genom verktygsfältet som liknar vanliga textredigerare. Byt storlek på rubriker, byt färg på text, fetstil, kursiv, numrerad lista, punktlista, länka till webbplats eller dokument i din dokumentbank, lägg in bild och YouTube video. Cirkelpilarna är ångra och gör igen. Ovanför verktygsfältet ser du även en räknare. denna visar hur många tecken som används, max antal är 6 500. All typ av formatering, bilder, mellanslag etc. använder upp tecken. Och om du kopierar in text från ett annan program tex Word, är det vanligt att formatering följer med därifrån som då använder upp tecken. Så bästa är att kopiera in texten utan någon formatering och göra stylingen direkt i Workspace istället för att undvika att för många tecken ”äts upp” av dold formatering från ett externt program. När du är nöjd med annonsen, klicka på Spara. Lägga till & justera bild Ställ markören där du vill att bilden ska läggas in och klicka på ikonen med en bild på i verktygsfältet och dokumentbanken visas. Välj den bild du vill ha och sedan på Välj fil. Vill du veta mer om hur Dokumentbanken fungerar, se sektionen Dokumentbank För att justera bilden håll muspekaren över bilden och ett verktygsfält visas. Knappen med pilar utåt expanderar bilden i fullbredd, knappen med pilarna inåt minskar bilden till originalstorlek. Du kan justera så bilden hamnar till vänster, mitten eller höger. Och soptunnan raderar bilden. Lägg in en YouTube video Gå in på youtube.com och videon du vill lägga till i annonsen, kopiera länken (URL) till videon. Gå tillbaka till annonsredigeraren i Workspace och klicka på YouTube ikonen och en box visas där du klistrar in länken till din Youtubevideo. Klart! Soptunnan tar bort Youtube videon i annonsen.

Skapa jobbannons med AI

Låt vår AI inspirera och hjälpa dig skriva din jobbannons! Börja med att skriva in några nyckelord i fältet som beskriver rollen och personen ni söker och klicka sedan på knappen ”generera annons” AI:n börjar arbeta och skriver ihop en jobbannons på svenska eller engelska, beroende på vilket språk du satt som rekryteringsspråk. I textediteraen dyker jobbannonsen upp, och nu kan du göra de justeringar du önskar göra precis som vanligt. Glöm inte att spara innan du går vidare till nästa flik.

Skapa och spara annonsmallar

Du skapar annonsmallar genom att spara den annonstext du skrivit. Klicka på plusset vid Annonsmall, namnge mallen och välj om du vill spara mallen på Företag så alla användare kan använda mallen eller i Mina mallar om bara du ska ha tillgång till mallen. Klicka sen på Lägg till. Vill du spara ändringar du gjort i en mall klickar du på knappen med en diskett.

Du kan anpassa fälten i ansökningsformuläret så det passar ditt sätt att arbeta och ta emot ansökningar. Alla fält går att anpassa utom namn, e-post och telefonnummer, dessa är alltid obligatoriska. Fälten under går att ändra, ta bort och lägga till fler. Redigera ett fält Klicka på pennan och gör de justeringar du vill göra, döp om /ställ en fråga, byt typ av fält, välj om fältet ska vara obligatoriskt eller inte genom att dra i reglaget, sedan klickar du på den gröna bocken för att spara. Ta bort ett fält Klicka på soptunnan till höger om pennan. Lägg till ett nytt fält Klicka på Lägg till fält + och välj vilket fält du vill använda: Kort svar: Kandidaten skriver själv ett kort svar. Passar bra till t.ex. Kort motivation varför kandidaten söker tjänsten. Långt svar: Kandidaten kan skriva ett långt svar. Flerval: Kandidaten kan välja fler alternativ. Passar bra till om du har en fråga där kandidaten anger flera kompetenser t.ex. Vilka språk hen kan. Rullista: Kandidaten kan bara välja ett av alternativen. Passar bra till om frågan enbart kan ha ett svar, t.ex. Ja eller Nej. Filuppladdning: Kandidaten kan ladda upp filer. Passar t.ex. bra till om kandidaten ska bifoga sin portfolio. Rubrik: Endast en rubrik. Nummer: Fält där det endast går att skriva siffror. Lägg till & skapa ansökningsformulär från mall Du kan använda dig av och skapa mallar för ansökningsformulär. Du skapar en mall genom att utforma ansökningsformuläret som vanligt. Sedan klickar du på plusset i sektionen Formulärmall , döp mallen och klicka på Lägg till. Nu ligger mallen i rullistan och nästa gång du skapar en rekrytering kan du använda dig av mallen. Lägg till & skapa formulärfält från mall Du kan även lägga till och skapa mallar för enskilda formulärfält. Skapa fältet som vanligt och klicka sedan på plusset, döp mallen för fältet och klicka på Lägg till . Du kan nu använda dig av mallen genom att klicka på Lägg till fält från mall + och välja vilket fält du vill lägga till i ansökningsformuläret. Glöm inte att klicka på Spara innan du går vidare till nästa flik!

Här aktiverar du de notiser du önskar få relaterat rekryteringen. Notiserna är personliga så om du har kollegor som också är tillagda som behöriga på rekryteringen behöver de själva gå in och aktivera de notiser de vill ha. För mer info kika på videon nedan:

E-postmallar för rekryteringen

I fliken Automatiska mejl kan du bland annat anpassa mejlet som automatiskt går ut till kandidaten när de skickat in sin ansökan till rekryteringen. Välj Bekräftelsemejl ansökan i rullistan och redigera mallen som dyker upp. De blå markeringarna med # hämtar automatiskt upp information från rekryteringen. #rekrytering: hämtar upp rekryteringstiteln. #företag: hämtar upp företagsnamnet. #information: är den information kandidaten angav i ansökningsformuläret. Glöm inte klicka på Spara om du gjort några ändringar.

Ge kollegor tillgång till rekryteringen

Är ni fler som ska ha tillgång till rekryteringen klicka på Användare. I listan över användare på företaget klickar du nu i vilken behörighet kollegan ska ha. Företagsadmin: Användaren har per automatik behörighet till alla rekryteringar som skapa men behöver en rekryteringsroll för att kunna hantera rekryteringen enligt nedan: Rekryteringsadmin: Behörighet till rekryteringen. Användaren kan redigera i rekrytering, publicera/avpublicera annonsen, redigera i rekryteringskolumnerna, hantera kandidater, tilldela användare behörighet till den rekryteringen. Användaren som skapar rekryteringen bli automatisk Rekryteringsadmin. Standard: Behörighet till rekryteringen. Kan enbart hantera kandidater så som, läsa CV, ranka kandidater, flytta kandidater mellan rekryteringssteg, kommunicera med kandidater etc. Endast visning : Behörighet till rekryteringen. Användaren kan bara läsa ansökningarna men inte redigera, ranka, kommentera eller kommunicera med kandidaterna. Blank: Användaren har inte behörighet och kan inte se rekryteringen.

Du hittar publiceringsmenyn och de publiceringskanaler du har tillgängliga antingen vi att klicka på Publicering knappen eller att gå direkt via fliken rekrytering , se här: Du klickar i Välj i de publiceringskanaler du vill aktivera och publicera med en gång. Vill du Schemalägga publiceringen, klicka på Schemalägg och fyll i publiceringsdatum du vill att jobbannonsen ska publiceras. Klicka sedan på Spara ändringar och en dialogruta visas där du ser vilka ändringar du gjort. Läs och godkänn villkoren genom att klicka i rutan Jag godkänner villkoren och sedan Bekräfta ändringar . Nu är annonsen publicerad/schemalagd.

Annonspaket Publicera din annons på några av Sveriges största jobbsökarsidor. T.ex. Monster, Blocket jobb, Ingenjörsjobb, Indeed och många fler. Social media Publicera din annons på Workspace Recruits hemsida under Lediga jobb och som målgruppsanpassad kampanj på Facebook, Instagram och LinkedIn. Jobbortal För de kunder som har en Jobbportal eller karriärsida via Workspace Recruit. Annonsen visas endast på er hemsida i portalen dvs en egen lediga jobb lista. Platsbanken Publicera din jobbannons på Arbetsförmedlingens platsbank. Koppla ert eget konto hos Arbetsförmedlingen eller använd dig av rekryteringsföretagets konto om ni inte har ett eget konto hos Arbetsförmedlingen. Läs mer om hur ni gör kopplingen i sektionen Platsbanken Workspace Recruit Publicera din jobbannons på vår egen hemsida på sidan lediga jobb på workspacerecruit.com Gömd publicering Publicera annonsen gömd, dvs den är endast tillgänglig via direktlänk. Passar bra till internrekryteringar. För dig som är kund via Poolia, Qrios eller Uniflex finns även andra annonspaket och publiceringskanaler. Hör med din kontakt vad som gäller och vilka kanaler just du har tillgång till.

Kostandsfira annonspaketet

Workspace Recruit erbjuder två olika Annonspaket för jobbannonsering; Kostnadsfri annonsering och Betald annonsering . Båda Annonspaketen har sina för- resp nackdelar, det Kostnadsfria annonspaketet är endast tillgängligt för dig med en Workspace Premiumlicens. Kostnadsfri jobbannonsering Med vårt kostnadsfria annonspaket erbjuds du möjligheten att publicera jobbannonser utan kostnad på Monster Global, och Workspacerecruit.com. Paketet uppdateras löpande med jobbsökarsidor för att kunna erbjuda det bästa kostnadsfria alternativen. Med genomförd koppling, erbjuds även annonsering på Arbetsförmedlingen. Läs mer om hur du gör kopplingen till Arbetsförmedlingen i sektionen Platsbanken. Den stora fördelen med Kostnadsfri annonsering är såklart kostnadsbesparingen. Dock erbjuder det ej samma räckvidd som synlighet som den betalda annonseringen. Ansökningsförfarandet och kandidatresan är mer administrativt krävande vilket innebär att sökanden behöver lägga mer tid i ansökningsprocessen, bl.a. till registrering av personuppgifter. Betald jobbannonsering Det betalda annonspaketet är traditionell jobbannonsering på Monster, Blocket Jobb, Jobbsafari och branschspecifika jobbsajter som NetJobs, ingengörsjobb m.fl. Betald jobbannonsering erbjuder mycket större exponering, smidigare ansökningsförfarande för kandidaterna, bättre placering och synlighet vilket ökar chansen att attrahera fler och mer kvalificerade kandidater.

Avpublicera jobbannons

Jobbannonser avpubliceras automatiskt sista ansökningsdag du satt i rekryteringsinställningar. Vill du avpublicera jobbannonsen tidigare än sista ansökningsdag, gör du följande: Klicka på Publicera knappen så öppnas publiceringsmeny. Klicka på Avpublicera i de kanaler som är publicerade. Klicka på spara och godkänn ändringarna. Klart. Det kan ta upp till 24h innan dina ändringar slår igenom på alla sajter.

Avsluta & arkivera en rekrytering

När du är redo att avsluta din rekrytering, antingen när ni hittat er kandidat eller om ni behöver avbryta/stänga ner en rekrytering i förtid. Gör ni följande: Om jobbannonsen fortfarande är publicerad: Börja med att klicka på Publicera knappen så öppnas publiceringsmeny. Klicka på Avpublicerad i de kanaler som är publicerade. Klicka på spara och godkänn ändringarna. När du drar en kandidat till kolumnen ”Anställd” Per automatik dyker en pop-up upp där du får valet att fortsätta med din rekrytering eller om du vill avsluta den. Klickar du på Slutför avslutas och arkiveras din rekrytering. Klickar du på Letar fler , stängs pop-up:en och rekryteringen är fortfarande aktiv. Arkivera en rekrytering Klicka på knappen Avsluta bredvid Publiceraknappen. En pop-up dyker upp, klicka på Slutför. Och rekryteringen är nu avslutad och arkiverad. Arkiverade rekryteringar är dolda i din rekryteringslista om du inte aktiverat reglaget så dessa laddas in. Läs mer om detta i nästa sektion. När en rekrytering är avslutad och arkiverad är publiceraknappen avstängd med texten Arkiverad:

Återuppta en arkiverad rekrytering

Du kan närsom återuppta en arkiverad rekrytering. Klicka på knappen Återuppta, en pop-up dyker upp med valet att avbryta eller att återuppta. Klicka på återuppta så kan du fortsätta med rekryteringen.

Ladda in arkiverade rekryteringar i din rekryteringslista

Arkiverade rekryteringar är per automatik dolda i din rekryteringslista. Men du kan som som helt ladda in dessa via filteringsmenyn. Klicka på pilen vid sökfältet för att öppna filteringsmenyn och aktivera reglaget Ladda in avslutade Vill du enbart se de arkiverade kan du förfina din filtrering genom att klicka i att du endast vill se Avslutade vid Status

Koppla ert eget konto hos Arbetsförmedlingen

Publicera din jobbannons direkt på Arbetsförmedlingen via Workspace Recruit. Så här gör du: Logga in som arbetsgivare på arbetsförmedlingen.se Gå till https://arbetsformedlingen.se/for-arbetsgivare/annonsera/att-overfora-annonser-fran-rekryteringsverktyg Klicka på Anmäl intresse Fyll i kontaktinformation (huvudkontaktperson och teknisk kontaktperson) Bocka i alternativet System från…(ange leverantör) Skriv ”Workspace Recruit” i fältet ”Typ av system” Klicka på skicka. Därefter gör Arbetsförmedlingen en handpåläggning för att godkänna. Detta sker vanligtvis inom 24 h. När Arbetsförmedlingen godkänt. Logga i på Workspace Recruit och till Företagsinställningar. I fältet för Kundnummer AMS skriver du in ert kundnummer (8 siffror) ni har hos Arbetsförmedlingen, klicka på spara. Nu är det klart och aktiverat.

Publicera på Platsbanken

För att kunna få ut din jobbannons på Platsbanken behöver du fylla i särskild information i fliken Kanalinställningar och Arbetsförmedlingen/Platsbanken . Alla fält är obligatoriska. Rekryteringstitel och annonstext plockas automatiskt upp från rekryteringen. Glöm inte klicka på spara. För att publicera Klicka på Publicering och bocka i publiceringskanalen Platsbanken , antingen Välj eller Schemalagd . Klicka på Spara och godkänn ändringarna. Det kan dröja upp till 24 h innan publiceringen går igenom.

Beståndsdelarna i kampanjen

För en social mediakampanj på facebook, Instagram och LinkedIn har vi en mall där du lägger in innehållet den ska ha. En kampanj består av dessa delar:

Annonstitel & Annonstext

Annonstitel Annonstiteln är förifylld från din rekryteringstitel. Men du kan givetvis ändra denna till önskad titel. Din rekryteringstitel kommer inte automatiskt ändras utan de hanteras separat. Annonstext Annonstext finns det också en förifylld text du kan använda. Men vi skulle rekommenderat att du ändrar denna till något mer personligt som lockar de kandidater ni vill. Detta är en kort text som ska få dina kandidater intresserade att läsa mer om jobbet och hela jobbannonsen som de kommer till när de klickar sig vidare från kampanjen. Texten får max vara 200 tecken inkl. mellanslag. Tänk på! Meta tenderar att blocka vissa annonstexter som de tror strider mot deras annonspolicy. De tenderar till exempel att blocka annonser som de tror handlar om hållbarhet eller sociala frågor. Undvik att använda ord eller ordkombinationer som: Hållbarhet, Global uppvärmning, grön energi m.m. Arbeta, hemifrån Väx, utvecklas, dig, oss

Annonsbild Det är inlagt en exempelbild i behållaren för annonsbild. Vi rekommenderar att du laddar upp en egen från din dokumentbank. Tänk på att ladda upp önskad bild på antingen Rekryteringsnivå eller Företagsnivå och att bilden är tillgänglig externt. För bästa bildupplevelse rekommenderas minsta storlek: 1200 x 627 px (ratio 16:9) Max 10 MB. JPG, JPEG, och PNG stöds. Tänk på! Meta tenderar att blocka kampanjer med bilder som innehåller text eller emblem. Logga Loggan som visas i kampanjen i behållaren för logga plockas automatisk från ”Logga 1” i rekryteringsinställnigar och fliken Information:

Publicering & Ledtider

Publicering Du kan publicera en social mediakampanj måndagar, tisdagar och onsdagar. Övriga dagar kan du schemalägga kampanjen. Detta är för att Facebook, Instagram och LinkedIn ska kunna ta emot kampanjen, granska den, godkänna den och generera delbara länkar innan helgen. Observera att röda dagar påverkar ledtiderna. Kampanjen genereras och publiceras som regel inom 24 timmar, men vi förbehåller oss rätten att det kan dröja längre i vissa fall. När kampanjen är publicerad och live får du som vanlig ett mejl med information kring kampanjerna och delbara länkar.

Redigera efter publicering & ångra publicering

Redigera i efterhand Efter du publicerat kampanjen via publiceringskanalen ”Sociala medier annonsering”. Låses möjligheten att redigera innehållet i kampanjen. Skulle du behöva ändra något efter publicering behöver du kontakta oss på supporten inom 24 timmar på support@workspacerecruit.com Skulle du redan fått mejlet med de delbara länkarna är möjligheten att redigera kampanjen låst. Avbryt kampanj Skulle du vilja avbryta publiceringen behöver du kontakta oss på supporten inom 24 timmar från tidpunkten du gjorde publiceringen och meddela oss detta så kan vi avbryta kampanjen. support@workspacerecruit.com

Klicka på titeln i kolumnen och skriv in ny titel. Dina ändringar sparas automatiskt.

Klicka med muspekaren på de fyra pilarna i högra hörnet, håll inne muspekaren och dra kolumnen till önskad placering och släpp muspekaren.

Klicka på knappen med ett plus, en ny kolumn med titel Nytt steg skapas

Klicka på ikonen med en soptunna i högra hörnet. Om det finns kandidater i en kolumn går den inte att ta bort. Kolumnen måste vara tom för att kunna tas bort.

Du kan komprimera dina kolumner genom att klicka på ikonen med överstruket öga. Då minimeras kolumnen. Vill du visa kolumnen igen klickar du på ikonen med ögat i den minimierade kolumnen.

Aktivera anonymisering av kandidater

Vill du starta en kompetensbaserad rekrytering och anonymisera kandidaternas ansökningar som kommer in klickar du i reglaget vid Kompetensbaserad rekrytering. De kandidater som söker kommer då få ett alias istället för sitt namn och CV:t kommer att blockas där personuppgifter som avslöjar namn, ålder, kön, ursprung etc. För att du ska kunna fokusera på kompetenser istället för bakgrund. Ikonen i kolumnen indikerar att anonymisering är aktiverat Vill du avanonymisera kandidater i en kolumn klickar du på ikonen och godkänner avanonymiseringen. Du kan då se kandidaterna som vanligt med namn etc.

Skapa ett frågeformulär

Börja med att klicka på knappen Skapa frågeformulär , då skapas en ruta med titel ”Nytt frågeformulär” som är behållaren för alla de frågor du vill lägga in i formuläret. Du kan skapa hur många formulär du vill. Klicka på den nyskapade rutan som tar dig till formulärsbyggaren där du bygger upp ditt formulär. I fältet under Rubrik kan du namnge ditt formulär. För att lägga till en fråga klickar du på + Lägg till fält och ett nytt fält skapas där du kan skriva in din fråga och välja vilken typ av fält det ska vara. Om du vill sätta frågan som obligatorisk aktiverar du reglaget vid Obligatorisk.

Titel En rubrik utan svarsalternativ, passar bra om du vill dela upp ditt formulär i olika sektioner eller teman på frågorna. Text Låt kandidaterna själv skriva in ett svar på frågan. Rullista Kandidaten kan endast välja ett alternativ i en rullista, passar bra till frågor med tvingande svar. Envalfråga Kandidaten kan endast välja ett svarsalternativ, passar bra för JA/ NEJ frågor. Multisvar Be kandidaten kryssa i flera alternativ, passar bra till tex fråga om önskad arbetstid och kandidaten kan tänka sig både heltid, deltid och extrajobb. 1-5 gradering Be kandidaten gradera på en skala av 1-5, där endast ett alternativ går att välja. Nummer Ett fält där kandidaten endast kan skriva in siffror som svar. Numeriskt intervall Två fält där kandidaten endast kan skriva in siffror. Passar bra tex för fråga om löneanspråk.

Ta bort & justera ordning på frågor

För att ändra ordning på dina frågor tar du tag i prickarna i vänstra kanten av frågan med din muspekare och med drag’n’drop släpper den där du vill att den ska ligga. Om du vill ta bort en fråga klickar du på den röda soptunnan till höger.

Spara hela ditt formulär som mall För att spara dina formulär som mallar och kunna återanvända dem, klickar du på + vid Formulärmall. Namnge mallen och välj var den ska sparas. Mina mallar- om endast du som användare ska ha tillgång till den eller Företagsmallar och även dina kollegor ska kunna använda den. Avsluta med att klicka på Lägg till . Nu hittar du den i rullistan under Formulärmallar. Spara enskilda frågor som mallar Du kan även spara enskilda frågor som mall. Klicka på + bredvid soptunnan, namnge mallen och Lägg till. Du hittar dina mallar för enskilda frågor och kan lägga till dem i ditt formulär via knappen Lägg till från mall För att uppdatera eller radera mallarna, laddar du in den mallen du vill editera och använder dig av soptunnan för att radera och disketten för att spara ändringar.

Skicka frågeformulär till kandidater

Skicka ut frågeformulär till flera kandidater samtidigt Gå till vyn där du ser alla kandidater i rekryteringskolumnerna. Bocka i de kandidater du vill skicka ut till. Klicka på knappen i verktygsfältet med ett dokument. En pop-up kommer fram där du väljer vilket formulär du vill skicka och vilket meddelande de får i samband med formuläret. Klicka på skicka. Skicka ut frågeformulär till enskild kandidat Gå till kandidatens ansökan och klicka på menyn i vänstra hörnet och välj Frågeformulär i menyn. Välj vilket formulär du vill skicka i rullistan och justera meddelandet som skickas ut i samband med formuläret precis som i exemplet ovan och klicka sedan på skicka.

Se kandidaters svar på frågeformulär

När kandidaterna sedan har svarat på formuläret kommer du kunna ta del av svaren via fliken Frågeformulär på deras ansökan. Om du och dina kollegor behöver kan ni kommentera de olika svaren via kommentarsknappen som du hittar nere i högra hörnet på varje enskild fråga. Vill du redigera eller ta bort en av dina kommentarer klickar du på knappen med tre prickar och väljer antingen arr redigera eller radera.

Om du vill kunna sätta upp vissa automatisonsregler och triggers behöver du först sätta upp de frågor och formulär du automatiskt vill skicka ut. Om du exempelvis vill att kandidater ska svara på en fråga i ansökningsformuläret och att de sedan automatiskt sorteras baserat på svarsalternativen. Behöver du först sätta upp denna frågeställning med svarsalternativ i ansökningsformuläret, för att sedan kunna koppla på en automationsregel.

Snabbvy på kandidatkorten

Inkomna ansökningar samlas i kolumnen Inkomna . De ansökningar som är olästa har en tunn blå linje runt sig. Datumet i högra hörnet är det datum ansökan skickades in. Ikonerna i nedre högra hörnet: Håll muspekaren över för att få en snabbvy eller klicka på ikonen för att öppna de olika modulerna och kika på dem närmre. Trollstaven Visar om det finns eller körs några automationsregler på kandidaten. Lyser den rött är det obekräftade regler. Är den mörkblå har regeln körts. Dokumentet Visar hur många kommentarer finns på kandidaten. Pratbubblan Visar hur många meddelanden som gått ut mellan er och kandidaten.

FAQ | Workspace Recruit

Workspace FAQ

Här hittar du guider och tips & trix på hur du använder rekryteringsverktyget Workspace Recruit. Det finns både korta video klipp och text med bild för att underlätta för dig. Här hittar du även vanliga frågeställningar och svar på de problem du kan stöta på.

Givetvis går det bra att kontakta oss om du skulle behöva support!