Workspace FAQ

Här hittar du guider och tips & trix på hur du använder rekryteringsverktyget Workspace Recruit. Det finns både korta video klipp och text med bild för att underlätta för dig. Här hittar du även vanliga frågeställningar och svar på de problem du kan stöta på. 

Givetvis går det bra att kontakta oss om du skulle behöva support!

För att få ett inlogg så du kan börja rekrytera i Workspace Recruit kan du antingen be en kollega som redan har ett inlogg och Företagsadmin behörighet att lägga till dig.

Annars är du alltid välkommen att kontakta oss på supporten support@workspacerecruit.com så hjälper vi dig!

För att se hur du lägger till nya användare kika på sektionen Företagsinställningar > Lägg till ny användare.

När du läggs till som användare i Workspace går ett mejl automatiskt ut till den mejladress som angavs. Aktiveringsmejlet har avsändare noreply@workspacerecruit.com. 

I mejlet finns en knapp/länk som tar dig till ett formulär där du själv fyller i ditt namn, mobilnummer och väljer lösenord.

För att logga in i Workspace Recruit krävs tvåfaktorsautentisering. Det finns via SMS-kod och Google Authenticator.

Om du vill använda SMS-kod
Behöver du bara se till att du skrivit in ett mobilnummer med landskod EX. +46701234567. Då får du ett sms med en kod när du loggar in.

Om du vill använda Google Authenticator
Klicka på knappen ”Set up Authenticator” och följ stegen på nästa sida. När du loggar in genereras kod för att logga in i appen.

Klicka på spara, nu är du klar för att logga in i Workspace. Välkommen!

 

Kolla om mejlet råkat fastna i skräp- eller spam korgen.

Be den som la till dig som användare att säkerställa att rätt e-post angavs.

Skulle aktiveringsmejlet behöva skickas ut igen är det bara för den som la till dig att klicka på knappen med ett brev så skickas det ut igen.

Skulle du ändå inte få mejlet är du varmt välkommen att kontakta oss på support@workspacerecruit.com så hjälper vi dig.

För att logga in som Företagsanvändare ser du först till att rätt flik är markerad (Företag). Skriv in din mejl som är registrerad på din användare och lösenordet som du har valde vid aktivering och logga in. Välkommen!

Lätt hänt! Du återställer enkelt ditt lösenord genom att gå in på inloggningsidan klicka på Glömt lösenord? Fyll i din e-mejl som är registrerad i Workspace och klicka sedan på Skicka. Glöm inte att välja rätt typ av användare, Företag om du är företagsanvändare och Kandidat om du är kandidat.

Följ länken i mejlet du får och skriv in ett nytt lösenord i formuläret.

Det kan bero på att mobilnumret skrevs in i fel eller i fel format vid aktiveringen. Är du osäker på om du skrev in rätt mobilnummer kan vi enkelt ändra det åt dig, bara kontakta oss så löser vi det.

Det kan också bero på att du befinner dig utomlands eller på en plats med sämre täckning, det kan då dröja lite innan SMS:et kommer fram och det kan även bero på vilken mobiloperatör du använder som tillfälligt kan ha driftstörningar.

Du har möjlighet att byta autentiseringsmetod till Google Authenticator, det kräver dock att du är inloggad i Workspace, se guiden för att byta metod nedan: Hur byter jag inloggningsmetod?

Om du använder Google Authenticator

Börja med att logga in i Workspace Recruit och klicka sedan på din användare i menyn. Sedan klickar du på Säkerhet och ser alternativen som finns. Klicka på knappen ”Inaktivera” vid Autentiseringsapp. Nu får du SMS-kod till ditt registrerade mobilnummer istället!

Om du använder SMS-kod

Börja med att ladda ner Google autenticator till din mobil

Ladda ner för Android      Ladda ner för IOS

Logga sedan in med din SMS-kod och klicka på din användare i menyn. Klicka på Säkerhet coh sedan på knappen Ställ in vid Autentiserings app.

Ett fönster öppnas med en QR-kod du skannar med mobilen inuti appen. Följ anvisningarna och klicka på Slutför. Klart!

Nästa gång du loggar in öppnar du appen som generar en kod för inloggning.

Klicka på knappen Ny rekrytering +. Om du är kopplad till fler än ett företag väljer du i rullistan vilket företag du vill skapa en rekrytering på:

Skriv nu in rekryteringstitel, klicka sedan på Skapa. Rekryteringen är nu skapad och du tas vidare till rekryteringsprojektet.

Om du vill kopiera en redan skapad rekrytering klickar du på rullistan vid Mall för rekrytering och väljer vilken rekrytering du vill kopiera och sedan Skapa. Då kopieras bland annat annonstext, informationen och alla rekryteringskolumner.

I detta steg väljer du även om du vill om kandidaterna som söker ska anonymiseras eller inte. Aktivera iså fall reglaget vid Kompetensbaserad rekrytering Du kan läsa mer om denna funktion i sektionen: Kompetensbaserad rekrytering- Anonymisering

 

Det är valbart att ange vem som är huvudansvarig för rekryteringen som sätts upp. Och det är enbart intern information. Men det möjliggör att hålla koll och kunna filtrera din rekryteringslista baserat på vem som är satt som ansvarig för rekryteringen.

Ange Ansvarig rekryterare

Här anger du ansvarig rekryterare, som även kan justeras under fliken Rekrytering och Information inne på själva rekryteringsprocessen. Det är bara Enterprise användare som kan läggas till som Ansvarig rekryterare.

Filtrera rekryteringslistan baserat på Ansvarig rekryterare

I din rekryteringslista kan du sedan filtrera baserat på Ansvarig rekryterare för att enkelt sortera ut dina egna eller kollegors rekryteringar

I redigeringsfönstret som visas fyller du i Rekryteringsinformationen: Kategori, Land, Län & ort, Språk, Sista ansökningsdag och logga. Klicka sedan på Spara.

Land är alltid obligatoriskt. Och om du ska publicera i Social media eller Annonspaket är även län och ort obligatoriskt.

Datumet du sätter är det datum annonsen automatiskt avpubliceras (om det är kortare tidsperiod än den publiceringskanal du valt)

Annonspaket: Publicerad i upp till 60 dagar
Social media: Publicerad i upp till 30 dagar

 

Klicka på Annonstext i sidomenyn. För att skapa annonsinnehållet kan du använda dig av annonsmallar eller skriva/klistra in text direkt i annonstextrutan. Läs mer om annonsmallar i nästa sektion.

Redigera annonstexten genom verktygsfältet som liknar vanliga textredigerare. Byt storlek på rubriker, byt färg på text, fetstil, kursiv, numrerad lista, punktlista, länka till webbplats eller dokument i din dokumentbank, lägg in bild och YouTube video. Cirkelpilarna är ångra och gör igen.

När du är nöjd med annonsen, klicka på Spara.

Lägga till & justera bild

Ställ markören där du vill att bilden ska läggas in och klicka på ikonen med en bild på i verktygsfältet och dokumentbanken visas. Välj den bild du vill ha och sedan på Välj fil. Vill du veta mer om hur Dokumentbanken fungerar, se sektionen Dokumentbank

För att justera bilden håll muspekaren över bilden och ett verktygsfält visas. Knappen med pilar utåt expanderar bilden i fullbredd, knappen med pilarna inåt minskar bilden till originalstorlek. Du kan justera så bilden hamnar till vänster, mitten eller höger. Och soptunnan raderar bilden.

Lägg in en YouTube video

Gå in på youtube.com och videon du vill lägga till i annonsen, kopiera länken (URL) till videon. Gå tillbaka till annonsredigeraren i Workspace och klicka på YouTube ikonen och en box visas där du klistrar in länken till din Youtubevideo. Klart! Soptunnan tar bort Youtube videon i annonsen.

Låt vår AI inspirera och hjälpa dig skriva din jobbannons!

Börja med att skriva in några nyckelord i fältet som beskriver rollen och personen ni söker och klicka sedan på knappen ”generera annons”

AI:n börjar arbeta och skriver ihop en jobbannons på svenska eller engelska, beroende på vilket språk du satt som rekryteringsspråk.

I textediteraen dyker jobbannonsen upp, och nu kan du göra de justeringar du önskar göra precis som vanligt. Glöm inte att spara innan du går vidare till nästa flik.

Du skapar annonsmallar genom att spara den annonstext du skrivit. Klicka på plusset vid Annonsmall, namnge mallen och välj om du vill spara mallen på Företag så alla användare kan använda mallen eller i Mina mallar om bara du ska ha tillgång till mallen. Klicka sen på Lägg till.  Vill du spara ändringar du gjort i en mall klickar du på knappen med en diskett.



Du kan anpassa fälten i ansökningsformuläret så det passar ditt sätt att arbeta och ta emot ansökningar. Alla fält går att anpassa utom namn, e-post och telefonnummer, dessa är alltid obligatoriska. Fälten under går att ändra, ta bort och lägga till fler.

Redigera ett fält

Klicka på pennan och gör de justeringar du vill göra, döp om /ställ en fråga, byt typ av fält, välj om fältet ska vara obligatoriskt eller inte genom att dra i reglaget, sedan klickar du på den gröna bocken för att spara.

Ta bort ett fält

Klicka på soptunnan till höger om pennan.

Lägg till ett nytt fält

Klicka på Lägg till fält + och välj vilket fält du vill använda:

Kort svar: Kandidaten skriver själv ett kort svar. Passar bra till t.ex. Kort motivation varför kandidaten söker tjänsten.

Långt svar: Kandidaten kan skriva ett långt svar.

Flerval: Kandidaten kan välja fler alternativ. Passar bra till om du har en fråga där kandidaten anger flera kompetenser t.ex. Vilka språk hen kan.

Rullista: Kandidaten kan bara välja ett av alternativen. Passar bra till om frågan enbart kan ha ett svar, t.ex. Ja eller Nej.

Filuppladdning: Kandidaten kan ladda upp filer. Passar t.ex. bra till om kandidaten ska bifoga sin portfolio.

Rubrik: Endast en rubrik.

Nummer: Fält där det endast går att skriva siffror.

Lägg till & skapa ansökningsformulär från mall

Du kan använda dig av och skapa mallar för ansökningsformulär. Du skapar en mall genom att utforma ansökningsformuläret som vanligt. Sedan klickar du på plusset i sektionen Formulärmall, döp mallen och klicka på Lägg till. Nu ligger mallen i rullistan och nästa gång du skapar en rekrytering kan du använda dig av mallen.

Lägg till & skapa formulärfält från mall

Du kan även lägga till och skapa mallar för enskilda formulärfält. Skapa fältet som vanligt och klicka sedan på plusset, döp mallen för fältet och klicka på Lägg till.

Du kan nu använda dig av mallen genom att klicka på Lägg till fält från mall + och välja vilket fält du vill lägga till i ansökningsformuläret.

Glöm inte att klicka på Spara innan du går vidare till nästa flik!



Här aktiverar du de notiser du önskar få relaterat rekryteringen. Notiserna är personliga så om du har kollegor som också är tillagda som behöriga på rekryteringen behöver de själva gå in och aktivera de notiser de vill ha.

För mer info kika på videon nedan:

 

I fliken Mailmallar kan du anpassa mejlet som automatiskt går ut till kandidaten när de skickat in sin ansökan till rekryteringen. Välj Bekräftelsemejl ansökan i rullistan och redigera mallen som dyker upp. De blå markeringarna med # hämtar automatiskt upp information från rekryteringen.

#rekrytering: hämtar upp rekryteringstiteln.

#företag: hämtar upp företagsnamnet.

#information: är den information kandidaten angav i ansökningsformuläret.

Glöm inte klicka på Spara om du gjort några ändringar.

Är ni fler som ska ha tillgång till rekryteringen klicka på Användare. I listan över användare på företaget klickar du nu i vilken behörighet kollegan ska ha.

Företagsadmin:
Användaren har per automatik behörighet till alla rekryteringar som skapas och kan redigera rekryteringen och hantera kandidater.

Rekryteringsadmin:
Behörighet till rekryteringen. Användaren kan redigera i rekrytering, publicera/avpublicera annonsen, redigera i rekryteringskolumnerna, hantera kandidater, tilldela användare behörighet till den rekryteringen. Användaren som skapar rekryteringen bli automatisk Rekryteringsadmin.

Standard:
Behörighet till rekryteringen. Kan enbart hantera kandidater så som, läsa CV, ranka kandidater, flytta kandidater mellan rekryteringssteg, kommunicera med kandidater etc.

Endast visning:
Behörighet till rekryteringen. Användaren kan bara läsa ansökningarna men inte redigera, ranka, kommentera eller kommunicera med kandidaterna.

Blank:
Användaren har inte behörighet och kan inte se rekryteringen.

 

Börja med att öppna upp publiceringsmenyn via knappen Publicering.

I menyn som visas till höger kontrollera att all information du angett är korrekt och att inget saknas.

Du klickar i Välj i de publiceringskanaler du vill aktiveraoch publicera med en gång.

Du kan även Schemalägga publiceringen, klicka på Schemalägg och fyll i publiceringsdatum du vill att jobbannonsen ska publiceras.

Klicka sedan på Bekräfta och en dialogruta visas där du ser vilka ändringar du gjort.

Läs och godkänn villkoren genom att klicka i rutan Jag godkänner villkoren och sedan Bekräfta ändringar.

Nu är annonsen publicerad/schemalagd.

Annonspaket
Publicera din annons på några av Sveriges största jobbsökarsidor. T.ex. Monster, Blocket jobb, Ingenjörsjobb, Indeed och många fler.

Social media
Publicera din annons på Workspace Recruits hemsida under Lediga jobb och som målgruppsanpassad kampanj på Facebook, Instagram och LinkedIn.

Jobbortal
För de kunder som har en Jobbportal eller karriärsida via Workspace Recruit. Annonsen visas endast på er hemsida i portalen dvs en egen lediga jobb lista.

Platsbanken
Publicera din jobbannons på Arbetsförmedlingens platsbank. Koppla ert eget konto hos Arbetsförmedlingen eller använd dig av rekryteringsföretagets konto om ni inte har ett eget konto hos Arbetsförmedlingen. Läs mer om hur ni gör kopplingen i sektionen Platsbanken

Workspace Recruit
Publicera din jobbannons på vår egen hemsida på sidan lediga jobb på workspacerecruit.com

Gömd publicering
Publicera annonsen gömd, dvs den är endast tillgänglig via direktlänk. Passar bra till internrekryteringar.

För dig som är kund via Poolia, Qrios eller Uniflex finns även andra annonspaket och publiceringskanaler. Hör med din kontakt vad som gäller och vilka kanaler just du har tillgång till.

Workspace Recruit erbjuder två olika Annonspaket för jobbannonsering; Kostnadsfri annonsering och Betald annonsering. Båda Annonspaketen har sina för- resp nackdelar, det Kostnadsfria annonspaketet är endast tillgängligt för dig med en Workspace Premiumlicens. 

Kostnadsfri jobbannonsering  

Med vårt kostnadsfria annonspaket erbjuds du möjligheten att publicera jobbannonser utan kostnad på Monster Global, Indeed Free och Workspacerecruit.com.  

Med genomförd koppling, erbjuds även annonsering på Arbetsförmedlingen. Läs mer om hur du gör kopplingen till Arbetsförmedlingen i sektionen Platsbanken. 

Den stora fördelen med Kostnadsfri annonsering är såklart kostnadsbesparingen. Dock erbjuder det ej samma räckvidd som synlighet som den betalda annonseringen. Ansökningsförfarandet och kandidatresan är mer administrativt krävande vilket innebär att sökanden behöver lägga mer tid i ansökningsprocessen, bl.a. till registrering av personuppgifter. 

Betald jobbannonsering 

Det betalda annonspaketet är traditionell jobbannonsering på Monster, Blocket Jobb, Jobbsafari och branschspecifika jobbsajter som NetJobs, ingengörsjobb m.fl. 

Betald jobbannonsering erbjuder mycket större exponering,  smidigare ansökningsförfarande för kandidaterna, bättre placering och synlighet vilket ökar chansen att attrahera fler och mer kvalificerade kandidater. 

Jobbannonser avpubliceras automatiskt sista ansökningsdag du satt i rekryteringsinställningar.

Vill du avpublicera jobbannonsen tidigare än sista ansökningsdag, gör du följande:

Klicka på Publicera knappen så öppnas publiceringsmeny. Klicka på Avpublicerad i de kanaler som är publicerade.

Klicka på spara och godkänn ändringarna. Klart.

Det kan ta upp till 24h innan dina ändringar slår igenom på alla sajter.

När du är redo att avsluta din rekrytering, antingen när ni hittat er kandidat eller om ni behöver avbryta/stänga ner en rekrytering i förtid. Gör ni följande:

Om jobbannonsen fortfarande är publicerad:

Börja med att klicka på Publicera knappen så öppnas publiceringsmeny. Klicka på Avpublicerad i de kanaler som är publicerade. Klicka på spara och godkänn ändringarna. 

När du drar en kandidat till kolumnen ”Anställd”

Per automatik dyker en pop-up upp där du får valet att fortsätta med din rekrytering eller om du vill avsluta den.

Klickar du på Slutför avslutas och arkiveras din rekrytering. Klickar du på Letar fler, stängs pop-up:en och rekryteringen är fortfarande aktiv.

Arkivera en rekrytering

Klicka på knappen Avsluta bredvid Publiceraknappen. En pop-up dyker upp, klicka på Slutför. Och rekryteringen är nu avslutad och arkiverad.

Arkiverade rekryteringar är dolda i din rekryteringslista om du inte aktiverat reglaget så dessa laddas in. Läs mer om detta i nästa sektion.

När en rekrytering är avslutad och arkiverad är publiceraknappen avstängd med texten Arkiverad:

Du kan närsom återuppta en arkiverad rekrytering. Klicka på knappen Återuppta, en pop-up dyker upp med valet att avbryta eller att återuppta. Klicka på återuppta så kan du fortsätta med rekryteringen.

Arkiverade rekryteringar är per automatik dolda i din rekryteringslista. Men du kan som som helt ladda in dessa via filteringsmenyn.

Klicka på pilen vid sökfältet för att öppna filteringsmenyn och aktivera reglaget Ladda in avslutade

 

Vill du enbart se de arkiverade kan du förfina din filtrering genom att klicka i att du endast vill se Avslutade vid Status

Publicera din jobbannons direkt på Arbetsförmedlingen via Workspace Recruit. Så här gör du:

  1. Logga in som arbetsgivare på arbetsförmedlingen.se

  2. Gå till https://arbetsformedlingen.se/for-arbetsgivare/annonsera/att-overfora-annonser-fran-rekryteringsverktyg

  3. Klicka på Anmäl intresse

  4. Fyll i kontaktinformation (huvudkontaktperson och teknisk kontaktperson)

  5. Bocka i alternativet System från…(ange leverantör)

  6. Skriv ”Workspace Recruit” i fältet ”Typ av system”

  7. Klicka på skicka.

Därefter gör Arbetsförmedlingen en handpåläggning för att godkänna. Detta sker vanligtvis inom 24 h.

När Arbetsförmedlingen godkänt. Logga i på Workspace Recruit och till Företagsinställningar.

I fältet för Kundnummer AMS skriver du in ert kundnummer (8 siffror) ni har hos Arbetsförmedlingen, klicka på spara. Nu är det klart och aktiverat.

För att kunna få ut din jobbannons på Platsbanken behöver du fylla i särskild information i fliken Kanaler och Arbetsförmedlingen/Platsbanken. Alla fält är obligatoriska. Rekryteringstitel och annonstext plockas automatiskt upp från rekryteringen.

Glöm inte klicka på spara.

För att publicera

Klicka på Publicera- knappen och bocka i publiceringskanalen Platsbanken, antingen Publicerad eller Schemalagd. Klicka på Spara och godkänn ändringarna. Det kan dröja upp till 24 h innan publiceringen går igenom.

 

För en social mediakampanj på facebook, Instagram och LinkedIn har vi en mall där du lägger in innehållet den ska ha.

En kampanj består av dessa delar:

Annonstitel

Annonstiteln är förifylld från din rekryteringstitel. Men du kan givetvis ändra denna till önskad titel. Din rekryteringstitel kommer inte automatiskt ändras utan de hanteras separat.

Annonstext

Annonstext finns det också en förifylld text du kan använda. Men vi skulle rekommenderat att du ändrar denna till något mer personligt som lockar de kandidater ni vill. Detta är en kort text som ska få dina kandidater intresserade att läsa mer om jobbet och hela jobbannonsen som de kommer till när de klickar sig vidare från kampanjen.

Texten får max vara 200 tecken inkl. mellanslag.

Tänk på!

Meta tenderar att blocka vissa annonstexter som de tror strider mot deras annonspolicy. De tenderar till exempel att blocka annonser som de tror handlar om hållbarhet eller sociala frågor. Undvik att använda ord eller ordkombinationer som:

  • Hållbarhet, Global uppvärmning, grön energi m.m.
  • Arbeta, hemifrån
  • Väx, utvecklas, dig, oss

Annonsbild

Det är inlagt en exempelbild i behållaren för annonsbild. Vi rekommenderar att du laddar upp en egen från din dokumentbank.

Tänk på att ladda upp önskad bild på antingen Rekryteringsnivå eller Företagsnivå och att bilden är tillgänglig externt.

För bästa bildupplevelse rekommenderas minsta storlek: 1200 x 627 px (ratio 16:9)

Max 10 MB. JPG, JPEG, och PNG stöds.

Tänk på!

Meta tenderar att blocka kampanjer med bilder som innehåller text eller emblem.

 

Logga

Loggan som visas i kampanjen i behållaren för logga plockas automatisk från ”Logga 1” i rekryteringsinställnigar och fliken Information:

Publicering

Du kan publicera en social mediakampanj måndagar, tisdagar och onsdagar. Övriga dagar kan du schemalägga kampanjen.

Detta är för att Facebook, Instagram och LinkedIn ska kunna ta emot kampanjen, granska den, godkänna den och generera delbara länkar innan helgen.

Observera att röda dagar påverkar ledtiderna.

Kampanjen genereras och publiceras som regel inom 24 timmar, men vi förbehåller oss rätten att det kan dröja längre i vissa fall.

När kampanjen är publicerad och live får du som vanlig ett mejl med information kring kampanjerna och delbara länkar.

Redigera i efterhand

Efter du publicerat kampanjen via publiceringskanalen ”Sociala medier annonsering”. Låses möjligheten att redigera innehållet i kampanjen. 

Skulle du behöva ändra något efter publicering behöver du kontakta oss på supporten inom 24 timmar på support@workspacerecruit.com

Skulle du redan fått mejlet med de delbara länkarna är möjligheten att redigera kampanjen låst.

 

Avbryt kampanj

Skulle du vilja avbryta publiceringen behöver du kontakta oss på supporten inom 24 timmar från tidpunkten du gjorde publiceringen och meddela oss detta så kan vi avbryta kampanjen.

support@workspacerecruit.com

Klicka på titeln i kolumnen och skriv in ny titel. Dina ändringar sparas automatiskt.

Klicka med muspekaren på de fyra pilarna i högra hörnet, håll inne muspekaren och dra kolumnen till önskad placering och släpp muspekaren.

Klicka på knappen med ett plus, en ny kolumn med titel Nytt steg skapas

Klicka på ikonen med en soptunna i högra hörnet. Om det finns kandidater i en kolumn går den inte att ta bort. Kolumnen måste vara tom för att kunna tas bort.

Du kan komprimera dina kolumner genom att klicka på ikonen med överstruket öga. Då minimeras kolumnen. Vill du visa kolumnen igen klickar du på ikonen med ögat i den minimierade kolumnen.

Vill du starta en kompetensbaserad rekrytering och anonymisera kandidaternas ansökningar som kommer in klickar du i reglaget vid Kompetensbaserad rekrytering. 

De kandidater som söker kommer då få ett alias istället för sitt namn och CV:t kommer att blockas där personuppgifter som avslöjar namn, ålder, kön, ursprung etc. För att du ska kunna fokusera på kompetenser istället för bakgrund. Ikonen i kolumnen indikerar att anonymisering är aktiverat

Vill du avanonymisera kandidater i en kolumn klickar du på ikonen och godkänner avanonymiseringen. Du kan då se kandidaterna som vanligt med namn etc.

Börja med att klicka på knappen Skapa frågeformulär, då skapas en ruta med titel ”Nytt frågeformulär” som är behållaren för alla de frågor du vill lägga in i formuläret. Du kan skapa hur många formulär du vill.

Klicka på den nyskapade rutan som tar dig till formulärsbyggaren där du bygger upp ditt formulär. 

I fältet under Rubrik kan du namnge ditt formulär.

För att lägga till en fråga klickar du på + Lägg till fält och ett nytt fält skapas där du kan skriva in din fråga och välja vilken typ av fält det ska vara.

Om du vill sätta frågan som obligatorisk aktiverar du reglaget vid Obligatorisk.

Titel
En rubrik utan svarsalternativ, passar bra om du vill dela upp ditt formulär i olika sektioner eller teman på frågorna.

Text
Låt kandidaterna själv skriva in ett svar på frågan.

Rullista
Kandidaten kan endast välja ett alternativ i en rullista, passar bra till frågor med tvingande svar.

Envalfråga
Kandidaten kan endast välja ett svarsalternativ, passar bra för JA/ NEJ frågor.

Multisvar
Be kandidaten kryssa i flera alternativ, passar bra till tex fråga om önskad arbetstid och kandidaten kan tänka sig både heltid, deltid och extrajobb.

1-5 gradering
Be kandidaten gradera på en skala av 1-5, där endast ett alternativ går att välja.

Nummer
Ett fält där kandidaten endast kan skriva in siffror som svar. 

Numeriskt intervall
Två fält där kandidaten endast kan skriva in siffror. Passar bra tex för fråga om löneanspråk.

För att ändra ordning på dina frågor tar du tag i prickarna i vänstra kanten av frågan med din muspekare och med drag’n’drop släpper den där du vill att den ska ligga.

Om du vill ta bort en fråga klickar du på den röda soptunnan till höger.

Spara hela ditt formulär som mall

För att spara dina formulär som mallar och kunna återanvända dem, klickar du på + vid Formulärmall.

Namnge mallen och välj var den ska sparas. Mina mallar- om endast du som användare ska ha tillgång till den eller Företagsmallar och även dina kollegor ska kunna använda den.

Avsluta med att klicka på Lägg till. Nu hittar du den i rullistan under Formulärmallar.

 

Spara enskilda frågor som mallar

Du kan även spara enskilda frågor som mall. Klicka på + bredvid soptunnan, namnge mallen och Lägg till.

Du hittar dina mallar för enskilda frågor och kan lägga till dem i ditt formulär via knappen Lägg till från mall

För att uppdatera eller radera mallarna, laddar du in den mallen du vill editera och använder dig av soptunnan för att radera och disketten för att spara ändringar.

Skicka ut frågeformulär till flera kandidater samtidigt

Gå till vyn där du ser alla kandidater i rekryteringskolumnerna. Bocka i de kandidater du vill skicka ut till.

Klicka på knappen i verktygsfältet med ett dokument. En pop-up kommer fram där du väljer vilket formulär du vill skicka och vilket meddelande de får i samband med formuläret. Klicka på skicka.

 

Skicka ut frågeformulär till enskild kandidat

Gå till kandidatens ansökan och klicka på menyn i vänstra hörnet och välj Frågeformulär i menyn.

Välj vilket formulär du vill skicka i rullistan och justera meddelandet som skickas ut i samband med formuläret precis som i exemplet ovan och klicka sedan på skicka.

När kandidaterna sedan har svarat på formuläret kommer du kunna ta del av svaren via fliken Frågeformulär på deras ansökan.

Om du och dina kollegor behöver kan ni kommentera de olika svaren via kommentarsknappen som du hittar nere i högra hörnet på varje enskild fråga.

Vill du redigera eller ta bort en av dina kommentarer klickar du på knappen med tre prickar och väljer antingen arr redigera eller radera.

Inkomna ansökningar samlas i kolumnen Inkomna. De ansökningar som är olästa har en tunn blå linje runt sig.

Datumet i högra hörnet är det datum ansökan skickades in.

Ikonerna i nedre högra hörnet:

Håll muspekaren över för att få en snabbvy eller klicka på ikonen för att öppna de olika modulerna och kika på dem närmre.

Trollstaven
Visar om det finns eller körs några automationsregler på kandidaten. Lyser den rött är det obekräftade regler. Är den mörkblå har regeln körts.

Dokumentet
Visar hur många kommentarer finns på kandidaten.

Pratbubblan
Visar hur många meddelanden som gått ut mellan er och kandidaten.

 

För att läsa en ansökan klickar du på kandidatkortet så visas kandidatens ansökningshandlingar och kontaktinformation.

I kolumnen till vänster ser du allt kandidaten fyllde i i ansökningsformuläret och vilket datum hen ansökte. Du kan gradera kandidaten genom att klicka i så många stjärnor du vill ge. Om ni är fler som samarbetar på rekryteringen syns er genomsnittsgradering bredvid.

Om kandidaten sökt fler tjänster på ert företag syns det under Andra rekryteringar. Du ser enbart de tjänster kandidaten sökt som du har behörighet till.

I hamburgemenyn uppe i vänstra hörnet finns en rad olika åtgärdet du kan göra med kandidaten. Mer detaljerad information hittar du längre ner på sidan.

Till höger ser du alla de filer kandidaten ladda upp i sin ansökan, tex CV och Personlig brev. I verktygsfältet i den mörka listen kan du enkelt söka efter nyckelord i filerna, bläddra om filen innehåller fler sidor, förstora texten, skriva ut och ladda ner den som PDF.

 

 

Du flyttar enkelt kandidater mellan de olika kolumnerna med drag’n’drop. Klicka och håll ner muspekaren på den kandidat du vill flytta och dra den till önskad kolumn.

Du kan även flytta flera kandidater samtidigt genom att bocka i kryssrutan i vänstra hörnet i kandidatkortet och på samma sätt klicka och håll nere muspekaren på en av kandidatkorten och dra till önskad kolumn.

Du kan även flytta en kandidat till en annan kolumn inne på kandidatvyn. Klicka på den lilla pilen i navigationsraden och välj till vilket steg du vill flytta kandidaten.

Förloppsstaven ökar ju närmre du flyttar kandidater till anställdkolumnen och visar grönt när en kandidat är lagd i kolumnen Anställd.

 

Du kan skriva noteringar och kommentarer om kandidatens ansökan genom att klicka på knappen Kommentarer. Alla som har tillgång till rekryteringen kan se och skriva kommentarer. De är enbart för internt bruk- det är inget som syns för kandidaten.

 

 

Du kan skicka mejl och sms till kandidaten förutsatt att hen angett rätt e-post och mobilnummer vid ansökan. Klicka på knappen Meddelanden så dyker dialogrutan upp för all kommunikation som ni haft med kandidaten.

Klicka på ikonen med ett brev och välj Skicka som e-post eller Skicka som sms.

Välj om du vill att kandidaten ska kunna svara eller inte på meddelandet som skickas.

Välj att skriva ett nytt meddelande eller välj en meddelandemall. Du kan även skapa egna mail-mallar under Mina mallar. Skapa meddelandet och klicka sedan på det gröna plusset, döp mallen och sedan Spara.

Komponera eller gör ändringar i meddelandet, använd dig av om du automatisk vill hämta upp information från rekryteringen eller kandidaten.

Klicka på gemet om du vill bifoga en fil, antingen från din dokumentbank eller ladda upp en fil från din dator.

Klicka på klockan om du vill schemalägga när meddelandet ska skickas.

När du är klar klicka på knappen med ett pappersflygplan och godkänn att meddelandet ska skickas.

Både svar via mail och sms från kandidaten kommer synas i denna meddelande vy så ni enkelt kan hålla koll på all kommunikation som sker med kandidaten likt en chatt.

 

I översiktsvyn över hela rekryteringsprocessen, markera de kandidater du vill skicka meddelande till genom att klicka i den lilla rutan i vänstra hörnet på de kandidater du vill kontakta.

Klicka sedan på ikonen med ett brev.

Rutan för att skicka meddelande öppnas och du ser högst upp hur många kandidater du skickar meddelande till. Klicka på ikonen med ett brev och välj Skicka som e-post eller Skicka som sms.

Välj om du vill att kandidaten ska kunna svara eller inte på meddelandet som skickas.

Komponera ett nytt meddelande eller välj en av meddelandemallarna.

Använd dig av om du automatisk vill hämta upp information från rekryteringen eller kandidaten. Detta är väldig användbart när du skickar meddelande till fler kandidater samtidigt då varje kandidat då får sitt egna namn i mejlet där #förnamn anges t.ex.

Klicka på klockan om du vill schemalägga när meddelandet skickas.

När du är klar klicka på Skicka och godkänn att meddelandet ska skickas. En dialogrutan som visar status för hur många av kandidaterna som meddelande lyckas skickas till visas.

 

Det finns fyra olika nivåer för att skapa mailmallar FöretagRekrytering, Mina Mallar och Standard.

Företagsmallar: Är mallar som alla användare har tillgång till

Rekryteringsmallar: Är mallar bara de som har tillgång till rekryteringen kan använda

Mina mallar: Är dina egna mallar bara du har tillgång till

Standard: Är standardmallar vi på Workspace Recruit tillhandahåller

Du kan redigera en kandidats ansökningshandlingar. Gå in på den kandidat det gäller och klicka på hamburgemenyn i vänstra hörnet och sedan knappen med en penna och redigera den information som önskas i rutan som kommer upp, glöm inte klicka på Spara.

För att ta bort en ansökan klickar du på hamburgermenyn och på soptunnan och godkänner raderingen i dialogrutan som dyker upp.

 

Gå in på den kandidat du ska kopiera. Klicka på hamburgemenyn och på dokumentet med en pil, i rutan som dyker upp väljer du vilket företag och vilken rekrytering som kandidaten ska kopieras till.

 

Klicka på Kopiera och godkänn att skicka meddelandet till kandidaten som informerar hen om att deras ansökan nu även finns på den andra rekryteringen.

Det är enbart kandidatens ansökningshandlingar som kopieras, kommentarer och tidigare meddelanden kopieras inte.

 

Gå in på rekryteringen du vill lägga till en kandidat på och klicka på knappen med en figur och ett plus.

I rutan som visas fyller du i kandidatens information, avsluta med att klicka på Lägg till. Godkänn att mejl ska gå ut till kandidaten att hen har blivit tillagd som sökande på rekryteringen.

 

Om du inte vill släppa in kunden som är uppdragsgivare till att se hela rekryteringsprojektet och alla kandidater som sökt. Kan du istället göra en kandidatdelning. Då visas endast de valda kandidaterna och deras ansökningshandlingar och ev. uppladdade filer och era kommentarer ni skrivit.

Det första du måste göra är att se till att kunden som ska se kandidatdelningen har fått en användare till Workspace. Om inte lägg till kunden som användare men delge inte någon behörighet utan lämna dessa blanka både på företagsnivå och rekryteringsnivå.

Bocka i de kandidater du vill visa för kund och sedan på knappen med tre figurer och ett tak

Namnge kandidatdelningen så det blir tydligt för kunden vilken rekrytering det handlar om och klicka på Skapa

För att bjuda in kund till kandidatdelningen klickar du först på plus vid ”Delad med”

Välj i listan över tillagda användare som ska ha tillgång till kandidatdelningen och klicka på Lägg till. 

Användaren får nu ett mejl att de har en kandidatdelning att kika på. De hittar de även på första sidan när de loggar in under rekryteringslistan ”Delade kandidater”

Om du behöver ta bort tillagda användare på kandidatdelningen håller du muspekaren över användaren och sedan på soptunnan

För att lägga till fler kandidater i kandidatdelningen, klicka på knappen med en figur och + och välj kandidaterna du vill lägga till i delningen via listan och sedan Lägg till

 

För att ta bort en kandidat klickar du på den röda soptunnan i kandidatkortet på den kandidat du vill ta bort från delningen

Alla kommentarer som skrivs på kandidaten som är öppna (dvs. inte konsultkommentarer) syns i modulen för kommentarer. Detta gör det enkelt att kommunicera med kunden via kandidatdelningen då ni båda kan ta del av kommentarerna som skrivs. dessa är även synliga på kandidaten i rekryteringsprojektet.

 

Om du vill ta bort kandidatdelningen efter du och kunden är klara med denna tar du bort den genom att klicka på knappen med soptunnan här:

 

Du kan boka in en kandidat till ett möte t.ex. intervju via Workspace Kalendern. För att skapa en mötesinbjudan gör du så här:

Gå in på den kandidat du vill boka in och klicka på + i rutan Bokade möten

Nu visas fönstret där du lägger till tider och skriver inbjudan. Klicka på + Lägg till tider

I kalendervyn som visas klickar du på det datum och tid du vill skapa en mötesinbjudan. Gör justeringar för tiden med start- och sluttid och klicka sen på Bekräfta. I kalender ser du nu boxar i blått vilka tider du skapat med bokningsbara mötesinbjudningar. När du lagt till de tider du vill ha klickar du på Bekräfta tider

Behöver du ta bort en tid klickar du på soptunnan i listan över tider du lagt till. Och vill du lägga till fler tider klickar du på +Lägg till tider

Titel och beskrivning för mötet i kalender är förifyllt, men du kan ändra båda dessa. Om du vill kan du även redigera inbjudan som går ut till kandidaten med mötesinbjudan. När du är klar klickar du på Boka

Kandidaten få nu ett mejl där hen kan bekräfta tiden eller välja vilken tid som passar av de alternativ du skickade. Vilken tid som bokats kandidaten kan du se i din kalender och i kandidatprofilen kan du se vilken tid kandidaten bokade

Du kan skicka ut mötesinbjudningar till fler kandidater samtidigt via Workspace, där kandidaterna då får välja en av tiderna som erbjuds. En mötesinbjudan kan bara bokas av en kandidat, det är alltså först till kvar som gäller. Så fort en kandidat bokat in sig på en av tiderna, försvinner det bokningsalternativet för de andra kandidaterna. Så här gör du:

Gå in på den rekrytering det gäller och bocka i de kandidater du vill boka in till intervju. Klicka sedan på knappen med en kalender

Nu visas fönstret där du lägger till tider och skriver inbjudan. Klicka på + Lägg till tider

I kalendervyn som visas klickar du på det datum och tid du vill skapa en mötesinbjudan. Gör justeringar för tiden med start- och sluttid och klicka sen på Bekräfta. I kalender ser du nu boxar i blått vilka tider du skapat med bokningsbara mötesinbjudningar. När du lagt till de tider du vill ha klickar du på Bekräfta tider

Behöver du ta bort en tid klickar du på soptunnan i listan över tider du lagt till. Och vill du lägga till fler tider klickar du på +Lägg till tider

Titel och beskrivning för mötet i kalender är förifyllt, men du kan ändra båda dessa. Om du vill kan du även redigera inbjudan som går ut till kandidaterna med mötestiderna. När du är klar klickar du på Boka

Kandidaterna få nu ett mejl där de kan boka upp sig på en av tiderna. Det är som sagt först till kvarn, så fort en tid är bokad av en kandidat kan inte någon av de andra kandidaterna boka den tiden.

Vilken tid som bokats av vilken kandidat kan du se i din kalender och i kandidatprofilen kan du se vilken tid kandidaten bokade

 

Du kan synka Workspace kalendern och bokningarna du gör där med din Outlook kalender.

OBS! Det skiljer sig hur du gör i Outlook beroende på på vilken variant du använder.

Öppna din Workspace kalender via menyn till vänster och klicka sedan på hamburgermenyn uppe i högra hörnet

Välj Synkronisera så dyker ett fönster upp där du kopierar länken till din Workspace kalender: Kopiera till Urklipp

Gå till din Outlook Kalender och klicka på + Lägg till Kalender och välj Från internet…

I dialogrutan som kommer upp klistrar du in länken du kopierade i Workspace och klickar OK

I nästa dialogruta som dyker upp kan du klicka på Avancerat… för att döpa kalenderkopplingen. Och för att godkänna synkningen klickar du på Ja

Du kan nu se kalendern i listan med dina kalendrar i Outlook.

 

Du kan synka Workspace kalendern och bokningarna du gör där med din Google Kalender.

Öppna din Workspace kalender via menyn till vänster och klicka sedan på hamburgermenyn uppe i högra hörnet

Välj Synkronisera så dyker ett fönster upp där du kopierar länken till din Workspace kalender: Kopiera till Urklipp

Gå till din Google Kalender och klicka på + (Lägg till andra kalendrar) och välj Från webbadress

Klistra in länken du kopierade i Workspace och klicka på Lägg till kalender

Du kan nu se kalendern under Andra kalendrar, du kan döpa den i Googles kalenderinställningar.

Det första du behöver göra för att kunna lägga till kandidater av intresse från din kandidatbas till rekryteringen är att lägga till ett så kallat pipe-steg. Detta är en kolumn du kan samla kandidater du hittar i kandidatbasen och börja bearbeta för att senare lägga till dem i rekryteringsprocessen. Kandidater som läggs i ett pipe-steg får i detta skede inget mejl om att de finns med i rekryteringsprocessen utan detta skickas först när du lägger till kandidaten i en ”vanlig” rekryteringskolumn.

Klicka på plusknappen och välj att lägga till ett pipe-steg.

Du kan döpa ditt pipe-steg till vad du vill, men ett pipe-steg har alltid en orange ram så du enkelt kan se att detta är en sådan kolumn.

Kandidater som ligger i er kandidatbas är de kandidater som godkänt, via ansökningsformuläret när de söker en tjänst, att de vill vara sökbara där också, och då bli kontaktade av er relaterat andra tjänster.

Klicka på fliken Kandidatbas så öppnas den upp och du kan börja söka och filtrera för att hitta relevanta kandidater för rekryteringen du är på.

Du kan söka via, yrkeskategori, ort, gradering, datum, taggar och frisöka. Klicka på sökknappen och listan över kandidater visar de kandidater som passar bäst in på dina kriterier.

För att ta del av informationen som finns på kandidaten, klicka på ett av kandidatkorten så öppnas den kandidatens ansökan upp. Den ansökan som visas först är den som är mest relevant, för rekryteringen och dina sökkriterier.

Första boxen visar kandidatens namn och kontaktinformation.

Andra boxen visar om det finns taggar och möjlighet att lägga till taggar.

Den tredje boxen visar om kandidaten gjort fler ansökningar till andra tjänster och du kan bläddra bland de olika ansökningarna och välja den du vill använda för att lägga till kandidaten i pipe-steget senare.

Om du vill kan du tagga kandidaterna som ligger i kandidatbasen så det blir enklare för dig att filtrera.

För att lägga till en tagg på en kandidat, klicka upp kandidaten i kandidatbasen och sedan på pennan vid kandidattaggar, skriv in vad du vill att taggen ska vara, och klicka på ordet i listan så läggs den till. När du är klar klicka på den gröna checken.

Nu kan du filtrera den kandidaten på de taggar du lade till.

För att lägga till en eller flera kandidater i pipe-steg gör du följande:

Bocka i boxen på den/de kandidater du vill lägga till.

Klicka på knappen med en gubbe och plus.

Välj vilket pipe-steg du vill lägga dem i.

Klart

Du kan nu se att de kandidater du valde ligger i pipe-steget

På samma sätt som du kan kommentera och kommunicera med kandidater i en rekrytering kan du göra med kandidater som ligger i ett pipe-steg.

Alla kommentarer och meddelanden följer med kandidaten när du lägger till den på rekryteringen i en vanlig kolumn.

Värt att veta är att när en kandidat flyttas över från ett pipe-steg till ett vanligt rekryteringssteg går det automatiskt ut ett bekräftelsemejl att hen är aktuell som kandidat i den rekryteringen.

För att lägga till en kandidat från ett pipe-steg till själva rekryteringen, så kandidaten blir aktiv som sökande för tjänsten, gör du precis som vanligt när du flyttar kandidater mellan kolumner.

Ta tag i kandidatkortet med muspekaren och dra den till det steg du önskar placera kandidaten.

Det går nu ut ett bekräftelsemejl till kandidaten som berättar att hen är aktuell som kandidat i den rekryteringsprocessen.

När du väl flyttat över kandidater från ett pipe-steg till en vanlig kolumn, kan du inte lägga tillbaka kandidaten i pipe-steget. 

Det första du behöver göra för att kunna skicka ut referensförfrågningar till kandidater är att skapa ett formulär med frågor som referenserna ska fylla i.

Börja i fliken Rekrytering och Referenser, klicka på + Lägg till fråga eller utgå från någon av våra standardmallar.

Det finns flera typer av frågealternativ:

Titel: Skriv in en rubrik för att enklare strukturera dina frågor

Text: Låt referensen skriva ett svar

Nummer: Ett fält där enbart siffror går att skriva in.

Multisvar: Låt referesen bocka i flertalet alternativ

1-5 gradering: Låt referensen välja ett nummer från 1 till 5 på en skala

Rullista: Låt referensen endast välja ett svarsalternativ i en rullista

Envals fråga: Låt referensen välja ett svarsalternativ med såkallade Radioknappar

Numerisk intervall: Fält där enbart siffror går att skriva in. Två fält för att kunna skriva intervall.

När du är klar med ditt formulär klickar du på Spara.

Uppe till höger hittar du en lista med mallar. Det finns alltid tre standardmallar du kan utgå från. Men du kan även skapa och spara egna mallar.

Börja med att skapa ditt formulär med alla de frågor du vill ha i mallen. Klicka sedan på Plus, namnge mallen och välj om den ska sparas under Mina mallar eller Företag.

Mina mallar: Dessa mallar har endast du som användare tillgång till

Företag: Dessa mallar har alla användare på företaget tillgång till.

Vill du radera en mall du skapat laddar du in mallen och sedan klickar du på den röda soptunnan.

Vill du uppdatera ändringar i en mall klickar du på den blå disketten.

Gå till den kandidat du vill skicka referensförfrågan till. Klicka på menyn och sedan på ”Skicka referensförfrågan”

En pop-up visas med meddelandet som går ut till kandidater med en länk till den sida där de fyller i kontaktuppgifter till sina referenser.

Hit kommer kandidaterna där de fyller i sina referensers kontaktinformation. De kan lägga till flera referenser via knappen med ett plus.

Gå till kandidatlistan och bocka i de kandidater du vill skicka referensförfrågan till. Klicka på knappen med en gubbe och bock i vertygsfältet.

 

En pop-up visas med meddelandet som går ut till kandidaterna med en länk till den sida där de fyller i kontaktuppgifter till sina referenser.

 

Hit kommer kandidaterna där de fyller i sina referensers kontaktinformation. De kan lägga till flera referenser via knappen med ett plus.

I de fall en referens föredrar att bli uppringd för att svara på frågorna kan de välja alternativet ”Ja ring mig istället” fylla i eller redigera det telefonnummer de vill bli uppringda på, och en notis och mejl går ut till dig som begärt referensen.

När du sedan ringer upp för att ta referensen kan du öppna upp frågorna i referensfliken och direkt fylla i svaren

När du klickat på spara låses svaren, men du kan välja att kommentera i efterhand via knappen för kommentarer

 

 

 

 

För att kommentera på referenssvaren öppna upp referensfliken på önskad kandidat och klicka på knappen för kommentarer.

Knappen indikerar med en siffra om det finns och hur många kommentarer som finns på respektive fråga.

När du öppnar upp kommentarerna ser du ven som kommenterar vad och när och via de tre prickarna kan du radera och redigera dina egna kommentarer

Efter det att du skapa och skickat ut referensförfrågan enligt stegen ovan ser flödet ut såhär:

  1. Kandidat får mejl om att ge referenser.

  2. Kandidat fyller i kontaktinformation till sina refernser.

  3. Om kandidaten ska fylla i fler referenser klickar de på knappen ”+ Lägg till en referens till

  4. Referenserna som anges får mejl att de är referens till kandidaten och ombeds att svara på frågor.

  5. Referensen fyller i frågeformuläret med referensfrågorna.

  6. När de svarat skickas svaren in på kandidatens ansökan inne i Workspace Recruit i fliken ”referenser” där du kan ta del av svaren.

Med en Career portal kan du på ett enkelt sätt koppla samman rekryteringsverktyget med er egen hemsida. Via portalen listar ni alla lediga tjänster ni publicerar via Workspace Recruit.

Inställningar:

I första fältet kan du skriva in det du vill ska stå när ni inte har några rekryteringar publicerade.

Sedan kan du välja om du vill att språket i portalen ska vara på Svenska eller Engelska.

 

Under Rekryteringslista aktiverar du vad för information du vill ska visas i samband med den publicerade rekryteringen.

Visa filer:
Visar fältet ovan listan med rekryteringar där kandidater kan filterar på yrkeskategori, och frisöka bland rekryteringar.

Visa Sortering:
Låter kandidater och sortera listan.

Visa land, län och ort:
Visar den geografiska platsen du ställt in under rekryteringsinställningar för rekryteringen.

Visa kategori:
Visar yrkeskategorin du ställt in för rekryteringen.

Visa sista ansökningsdatum:
Visar det datum du sätter för rekryteringen.

Visa företagsnamn:
Visar namnet i sin helet på det företagskonto rekryteringen ligger på. Användbart i de fall då du ha en dotterbolagsstruktur uppsatt.

Visa företagslogga:
Lägger till den logotyp du laddat upp i boxen för Logga 1 i rekryteringsinställnngar.

Visa rekryteringar för dotterbolag:
Visar de tjänster du även publicerar via dotterbolagen. Användbart on ni vill kunna lista alla ediga jobb i samma lista oavsett vilket dotterbolag den publicerars via.

Ansökningsformulär:
Om du vill att titlarna för fälten i ansökningsformuläret ska ligga ovanför eller inuti fälten.

 

Du kan, om du vill, styla portalen. Per automatik har den en grundstyling ”Default” men om du vill styla med egna färger etc. klickar du på ”Custom”.

Här kan du justera vilka färger du vill ha på ansökningsformuläret och knappar och texten i dessa. Vilken färg det ska vara när en håller muspekaren över en rekrytering i listan.

Vill ni kunna styla den ytterligare kan er IT sätta upp en CSS fil som ni klistrar in länken till i fältet för ”URL för extern CSS-fil”.

Ni kan även välja om ni vill att era lediga jobb ska visas i en lista eller som rutor, se exempel nedan:

Lista ser ut såhär:

Rutnät ser ut såhär:

Vilken bild du vill ska visas när du väljer denna layout, ställer du in under rekryteringsinställningar på dina rekryteringar under Rekryteringsbild:

Under inställningarna ”Framhävd rekrytering” kan ni belysa en särskild tjänst, tex spontanansökan, Lia/Praktik, eller någon annan tjänst ni vill framhäva lite extra.

Först klickar du i ”Aktiverad”

Sedan kan du styla hur du vill att sektionen ska se ut med bakgrundsfärg, textfärg och hur knappen ska se ut. 

Du kan skriva in en förklarande text och Rubriken blir automatiskt den rekryteringstitel du satt på den rekrytering du väljer i listan du vill framhäva

 

För att installera portalen på er hemsida, börja med att klicka på knappen ”Kod för att generera karriärportalen”

En pop-up med en kod-snutt dyker upp, klicka på ”Kopiera kod”

Sedan får den som har hand om er hemsida klistra in kod-snutten på den sida på er hemsida där ni vill att lediga jobb ska synas. Antingen direkt in i källkoden, via en HTML-widget eller annat beroende på vilket system ni använder för hemsidan.

Alla ändringar i inställningar och styling ni gör för portalen kommer automatiskt justeras även efter portalen är installerad, gör bara de ändringar ni vill och sedan på Spara så uppdateras portalen direkt med de nya inställningarna.

Under Mina filer kan du ladda upp dokument och bildfiler du vill använda för att hantera dina rekryteringar och jobbannonser. Alla filer du laddar upp under Mina filer är per automatik bara tillgängliga och synliga för dig. Ikonen med ett överstruket öga indikerar att filen endast är tillgänglig för dig.

Mappar

Du kan skapa en mappstruktur för att enkelt dela upp dina olika filer. För att skapa en mapp klickar du på mapp-knappen, döper mappen och klickar på plusset. Mappen hamnar nu under fliken Mina filer.

Ta bort en mapp genom att klicka på den mapp du vill ta bort, sedan på soptunnan och godkänn att mappen ska raderas.

Ladda upp filer

För att ladda upp en fil, markera den mapp du vill att filen ska läggas upp i, klicka på fil-knappen, välj den fil du vill ladda upp.

Dela en fil

Du kan dela filer med andra användare i Workspace. Klicka på den fil du vill dela och sedan på knappen med en böjd pil, skriv in e-post till användaren du vill dela filen med och sedan på plus. Filen kommer då vara tillgänglig för den användaren i deras dokumentbank under Delade filer.

Ladda ner fil

Vill du ladda ner en fil klickar du på den filen det gäller och sedan på ladda ner-knappen

Ta bort en fil

Klicka på filen du vill ta bort och sedan på soptunnan för att ta bort den.

 

Du kan ladda upp filer per företag och per rekrytering. Klicka på plusset vid Företag så ser du vilka företag du har tillgång till och under företaget vilka rekryteringar du har tillgång till.

Klicka på en av rekryteringarna så ser du om det finns filer uppladdade till den rekryteringen.

Ladda upp filer

För att ladda upp en fil, markera det företag eller den rekrytering du vill att filen ska läggas upp på, klicka på fil-knappen, välj den fil du vill ladda upp. Filer du laddar upp på företag och rekryteringar har per automatik alla användare tillgång till. Filer du laddar upp på Rekrytering blir automatiskt tillgängliga externt så de kan visas i jobbannonsen.

 

 

Ikonerna du ser i dina listor med filer betyder att filen bara är synlig för dig eller att filen är tillgänglig extern.

Överstruket öga

Ikonen med ett överstruket öga indikerar att filen enbart är synlig för dig. Vill du öppna upp så andra användare ser filen klickar du på de tre punkterna och väljer Gör synlig för andra användare

Tre figurer

Ikonen med tre figurer indikerar at filen är tillgänglig externt, t.ex. att bilden är synlig i jobbannonsen. Filer som laddas upp på rekryteringar blir per automatik tillgängliga externt. Vill du ändra så filen inte är tillgänglig extern klickar du på de tre punkterna och väljer Lås för extern åtkomst

Det är endast de som har behörigheten Företagsadministratör som kan lägga till nya användare på ert konto i Workspace Recruit. Gå in på företagsinställningar. I menyn till vänster klickar du på Användare, sedan på knappen Ny användare och fyll i e-postadressen till den personen som ska läggas till som användare. Klicka på Lägg till. Klart!

Om användaren enbart ska ha tillgång till vissa rekryteringar lämnar du reglaget under Företagsadministratör av. Ska användaren ha full tillgång till allt på företaget skjuter du reglaget så det blir blått.

Namn, mobilnummer och lösenord anger person själv vid aktiveringen av sin användare. För instruktioner hur en aktiverar sin användare se sektionen- Aktivera användare & Logga in högre upp på denna sida.

Skulle du behöva återsända aktiveringsmejlet till användaren klicka på det blå brevet vid användaren så skickas det ut på nytt.

 

Företagsbehörigheter

Företagsadmin:
Behörighet till allt på företagskontot. Göra ändringar på företagsnivå, lägga till / ta bort användare, ändra behörigheter, skapa mail-mallar, ändra i automatiska utskick, skapa dotterbolag, tillgång till alla rekryteringar, skapa/redigera/publicera/avpublicera rekryteringar, kandidathantering med mera.

Blank:
En användare som inte ska kunna redigera på företagsnivå lämnas blank. Dessa användare blir tilldelade behörighet på specifika rekryteringar istället och ser då endast de rekryteringar de får behörighet till.

 

 

 

Rekryteringsbehörigheter

Rekryteringsadmin:
Behörighet till rekryteringen. Användaren kan redigera i rekrytering, publicera/avpublicera jobbannons, redigera i rekryteringsstegen, hantera kandidater, tilldela användare behörighet till den rekrytering den själv har behörighet till med mera. Användaren som skapar rekrytering bli automatiskt Rekryteringsadmin.

Standard:
Behörighet till rekryteringen. Kan enbart hantera kandidater så som, läsa CV, ranka kandidater, flytta kandidater mellan rekryteringssteg, kommunicera med kandidater externt med mera.

Endast visning:
Behörighet till rekryteringen. Användaren kan bara läsa ansökningarna men inte redigera, gradera, kommentera eller kommunicera med kandidaterna.

Blank:
Användaren har inte behörighet och kan inte se rekryteringen.

 

Som Företagsadmin kan du justera alla mejl som automatiskt skickas ut från Workspace, till exempel när en användare blir tillagd på företaget eller bekräftelse till kandidat som skickat in en ansökan etc.  (Bekräftelsemejl till kandidat kan du även redigera per rekrytering)

Välj den mejlmall du vill justera och mejl-innehållet laddas in i rutan för Mallinnehåll.

Gör de justeringar du vill göra, använd dig av # om du vill att data automatiskt hämtas. När du är klar klicka på Spara.

 

Som Företagsadmin kan du skapa en fast Header och Footer som syns på alla era jobbannonser. Klicka på Annons header och footer. Välj språk (Svenska eller Engelska) och skriv det ni vill ha som Header och Footer i era jobbannonser och klicka på Spara.

Se exempel

Och så här ser det nu ut i alla era jobbannonser:

 

De villkor som kandidaten måste godkänna när de gör en ansökan via Workspace kan du anpassa enligt ert företags villkor. Välj om ni vill att de anges på svenska eller engelska och gör de justeringar i texten som önskas. Klicka sedan på Spara. Det går bara ha en mall för Ansökningsvillkor.

 

Som Företagsadmin kan du skapa ett dotterbolag. Dotterbolaget har en egen uppsättning användare, mallar och rekryteringar.

Klicka på knappen Nytt dotterbolag och fyll i företagsinformationen i fälten. Klicka på Skapa. Du kan nu skapa rekryteringar i dotterbolaget.

Ja tack! jag vill ta del av sommarerbjudandet!

Fyll i formuläret nedan så kontaktar vi dig så snart vi kan!

Tack !

Vi hör av oss så snart vi kan!

hybrid

kontakta mig!

Fyll i formuläret nedan så kontaktar vi dig så snart vi kan!

Tack !

Härligt att du är nyfiken på vårt rekryteringsverktyg.
Vi hör av oss så snart vi kan och bokar in en tid som passar. Vi hörs!

hybrid

boka demo !

Vill du ha en rundtur av Workspace Recruit?
Boka en demo så visar vi dig hur enkelt det kan vara att rekrytera!